Praxis-Tipps
Geschrieben von Projektmensa Team
Warum Startups und Gründer ihre Zeiten erfassen sollten
Online seit 10. Januar 2023
Für jeden selbständigen Unternehmer und für jeden Betrieb gilt die Zeiterfassung als ein wichtiges Instrument zur Kalkulation, Abrechnung und schließlich auch die Kontrolle von Mitarbeitern. Deshalb sollten Startups eine Zeiterfassungssoftware nutzen, um die eigene Unternehmensphylosophie und Geschäftsidee effektiv zu etablieren. Dank einer ordentlichen Zeiterfassung lassen sich wichtige Fragen klären. Wurden die Kosten für die Produkte oder Dienstleistungen richtig berechnet? Wurden die verfügbaren Ressourcen wie Arbeitszeit und Mitarbeiter realistisch eingeplant? Lässt sich der Geschäftsplan planmäßig umsetzen?
Grundlage für die Kalkulation
Mit einer Zeiterfassungssoftware erhaten Unternehmen Antworten auf wichtige Fragen, denn sie zeigt Entwicklungen auf und offenbart Optimierungsansätze, indem sie bedeutende Einblicke in den Arbeitsablauf ermöglicht. Schließlich ist die Zeit nach der Unternehmensgründung eine sehr unsichere Zeit, weshab es für Gründer besonders wichtig ist, belastbare Daten wie diese rechtzeitig zu erheben. Für Unternehmen bedeutet die Arbeitszeit bares Geld. Die dokumentierten Stunden gelten dabei als Abrechnungsbasis für die Rechnungsstellung. Schon in der Anfangsphase sollte deshalb geprüft werden, ob die Einnahmen aber auch die Kosten richtig eingeschätzt wurden. Vielleicht lassen sich ja einige Produkte oder Dienstleistungen noch günstiger bereitstellen bzw. etwas teurer anbieten.
Prozessoptimierung und Ressourcenverteilung
Dank einer Zeiterfassungssoftware lassen sich zeitnah solche Arbeiten erkennen, in welche vielleicht unnötig zu viel Zeit investiert wird. Dadurch lassen sich z. B. die internen Meetings und Kommunikation effektiver gestalten. Eine detaillierte Zeiterfassung liefert Ansätze zur Prozessoptimierung und verhindert, dass sich unwirksame Arbeitsweisen einschleichen. Ansonsten kann es für Start-ups vor allem in der Anfangsphase sehr stressig zugehen. Auf diese Weise werden freie Kapazitäten deutlich, so dass Mitarbeiter richtig ausgenutzt, aber nicht überfordert werden. Auf diese Weise können Talente und Kompetenzen frühzeitig richtig erkannt und eingesetzt werden. Allerdings ist die Zeiterfassung für Mitarbeiter nicht unbedingt ein populäres Thema, denn viele empfinden das ausführliche Protokollieren von Arbeitszeiten als lästig oder sie fühlen sich überwacht.
Wer aber seinen Mitarbeitern schon vor Beginn der Zeiterfassung ihren Nutzen für den Betrieb erklärt und diese als Teil der Organisationskultur etabliert, stößt danach sicher nicht auf Widerstände oder Ablehnung. Als Gründer bzw. Jungunternehmer verfügt man über jede Menge Engagement, Soll-Planung, Kalkulationsunterlagen oder auch Finanzdaten. Es sind viele Entscheidungen zu treffen und Ausgaben zu tätigen. Warum also nicht mit einer Software-Lösung beginnen, die von Profis konfiguriert wurde und die Sie günstig bei der Vollziehung Ihrer Geschäfte zukünftig unterstützt?
Flexible Darstellung nach einzelnen Aufgaben und Projekten
Gerade nach der Anlaufphase kennen viele Unternehmer eine paradoxe Situation: Obwohl die Kapazitätsauslastung fast gegen 100% geht, die Umsätze steigen, zeigt die Gewinn- und Verlustrechnung noch unzureichende Gewinne. Eine bedeutsam bessere Informationsbasis kann hier die Zeiterfassung sowie die Zuordnung der erledigten Arbeitsstunden zu einzelnen Abteilungen oder Projekten schaffen. Vielleicht sind einzelne Dienstleistungen oder Produkte im Vergleich zur investierten Arbeitszeit viel zu billig? Oder die ganze Preisfestsetzung oder Kalkulation ist eher auf schnelle Kapazitätsauslastung und Umsatzgenerierung und nicht auf eine dauerhafte Profiterzielung ausgerichtet. Eine Arbeitszeiterfassung sollte deshalb auch einzelne Zeitabschnitte zu Abteilungen oder Projekten zuordnen können.
Der nächste Vorteil der Zeiterfassung ist die Möglichkeit, die Aufwände und Ressourcen einer ganzen Arbeitsgruppe gemeinsam zu planen. Bei einer webbasierten Anwendung gibt es so die Möglichkeit, Arbeitsgruppen auch standortübergreifend zu formieren. Damit kann einer Zusammenarbeit oder den individuellen Gepflogenheiten eines Betriebs einfach Rechnung getragen werden. So kann das Arbeitszeiterfassungstool auch für zukünftige Planungen benutzt werden oder wichtige Informationen zu jeder Zeit bereitstellen.
Fairness untereinander bewahren
Ein gutes Arbeitsklima ist gerade in kleinen Unternehmen wichtig. Deshalb sollten die Mitarbeiter zusammenarbeiten und richtig „Gas geben“. Es ist allerdings bei einem attraktiven Gleitzeitmodell oder unterschiedlichen Arbeitszeiten nicht immer leicht, den Überblick zu behalten. Hier kann die Arbeitszeiterfassung bedeutsam mehr Gerechtigkeit schaffen: Man kann am Ende einer Woche sehen, wer stets als Erster nach Hause geht und wer wie viele Stunden erledigt hat. Auch für andere Zwecke lässt sich das Gleitzeitsystem nutzen. Aufgrund der belastbaren Daten können die Mitarbeiter zudem für Gleitzeit- und Brückentage ansparen und so aus der Freizeit wesentlich mehr herausholen. Hier bietet eine webbasierte Anwendung jede Menge Vorteile, weil sie ortsunabhängig ist und damit auch an verschiedenen Standorten verwendet werden kann.
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